Bagaimana Cara Membuat Press Release yang Efektif?
Surabaya – Dalam era digital yang semakin berkembang, press release tetap menjadi alat komunikasi yang penting bagi perusahaan dan organisasi. Bagaimana Cara Membuat Press Release yang Efektif? Press release adalah pernyataan tertulis resmi yang dikeluarkan untuk menginformasikan media tentang suatu kejadian atau berita yang layak diberitakan, seperti peluncuran produk atau acara penting. Tidak seperti pos media sosial, press release dirancang untuk menarik perhatian jurnalis dan publik, sehingga memastikan jangkauan yang lebih luas. Melalui press release, perusahaan dapat berbagi informasi, mulai dari perkembangan bisnis terbaru, kerja sama, launching produk, perolehan penghargaan, maupun kepentingan lainnya.
Press release dilakukan melalui komunikasi tertulis secara profesional dengan menyertakan detail utama, seperti dateline, header, dan boilerplate. Nah, Berita yang dibagikan dalam press release haruslah dianggap cukup untuk menarik perhatian media.
Jika ditulis dengan baik dan didistribusikan ke platform media yang tepat, press release dapat membantu membangun buzz marketing, menghasilkan leads, bahkan Fripipel dapat mendorong traffic website.
Press release biasanya ditulis oleh tim marketing, tim branding maupun humas perusahaan, kemudian dikirim ke platform media (online atau offline), seperti surat kabar, majalah, stasiun televisi, stasiun radio dan website.
Apa Itu Press Release?
Buat kamu yang belum tahu, Apa itu press release? press release simplenya adalah pernyataan tertulis yang disiapkan untuk media sebagai cara untuk mengumumkan suatu acara, produk, atau berita penting dari sebuah perusahaan atau organisasi. Tujuannya jelas, yaitu menyampaikan pesan penting dengan cepat dan efektif ke media agar bisa dijangkau lebih luas.
Perbedaan Press Release dan Press Conference
Seringkali press release dan press conference bingung diartikan, padahal keduanya memiliki tujuan yang berbeda. Press release adalah dokumen tertulis yang terstruktur dan didistribusikan kepada media. Sebaliknya, press conference adalah komunikasi langsung di mana jurnalis dapat berinteraksi secara langsung dengan perwakilan perusahaan, bertanya dan mendapatkan jawaban secara langsung.
Langkah-Langkah Membuat Press Release yang Efektif
1. Judul yang Menarik Perhatian
Judul harus singkat dan padat, serta mampu menarik perhatian audiens dengan cepat. Menurut IdCloudHost, headline yang baik menentukan apakah media atau pembaca tertarik untuk membaca lebih lanjut.
2. Gunakan Struktur 5W+1H
Setiap press release harus menjawab 5W+1H (siapa, apa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana). Ini penting untuk menyajikan informasi yang komprehensif dalam satu dokumen, sebagaimana dijelaskan oleh Humas Indonesia.
isi yang ada di press release harus mencakup:
What (apa): poin ini mengacu pada topik atau pesan utama dari press release, seperti mengumumkan CEO baru, melaporkan hasil penelitian, dan mengeluarkan produk terbaru.
Who (siapa): press release harus selalu menyoroti subjek tertentu, seperti siapa yang mendapatkan penghargaan atau dengan siapa perusahaan bekerja sama.
When (kapan): press release umumnya menyertakan tanggal-tanggal penting terkait produk ataupun event, seperti tanggal rilis produk dan tanggal penyelenggaraan acara.
Where (di mana): elemen ini merujuk pada lokasi dari berita yang disampaikan perusahaan. Lokasi bisa berupa online maupun offline.
Why (mengapa): press release perlu menyertakan alasan di balik berita yang disampaikan, seperti mengapa perusahaan membuat perubahan internal atau mengapa tindakan ini selaras dengan value bisnis.
3. Isi yang Informatif dan Padat
Konten press release harus langsung ke inti, jelas, dan terfokus pada satu pesan utama. Hindari penggunaan bahasa yang bertele-tele, agar informasi yang disampaikan mudah dipahami. Sehingga, penulisan bagaimana cara membuat Press Release yang Efektif itu, seperti:
1. Mulai menggali fakta/informasi
2. Mulai memilah, memilih & menyusun fakta
3. Mulai latihan memilih focus & angle
4. Mulai latihan menetapkan Judul dan Lead
5. Mulai latihan menulis & menyunting press release
6. Mulai Latihan membedah karya & Evaluasi hasil latihan
4. Gunakan Kutipan yang Mendukung
Menyertakan kutipan dari pihak terkait, seperti CEO atau manajer produk, memberikan nuansa otoritatif dan meningkatkan kredibilitas pesan yang disampaikan. Hal ini juga dijelaskan oleh Sampoerna University.
5. Optimasi SEO untuk Visibilitas
Dalam era digital, press release yang dioptimasi dengan kata kunci yang relevan dapat membantu perusahaan menjangkau audiens yang lebih luas secara online. Seperti dijelaskan oleh BINUS University, optimasi SEO membantu press release lebih mudah ditemukan di mesin pencari.
Kapan Menggunakan Press Release?
Press release digunakan saat ada informasi penting yang perlu disebarkan dengan cepat ke media. Misalnya, untuk mengumumkan peluncuran produk baru, perubahan kebijakan perusahaan, atau saat menghadapi krisis komunikasi. Kemampuan untuk membangun hubungan dengan media juga memudahkan bisnis dalam menyalurkan press release di masa mendatang ketika ingin meluncurkan produk atau berita terkait perusahaan. Jika terjadi krisis, press release akan membantu perusahaan mengendalikan ceritanya dan mencegah berita negatif yang diliput media dengan cara menjelaskan kronologinya terlebih dahulu.
Ketika sebuah perusahaan ingin memberikan informasi sesegera mungkin kepada audiensnya, mereka bisa mendistribusikan press release melalui berbagai media. Perusahaan atau Brand dapat memilih menggunakan platform online, press release membantu bisnis mempublikasikan produk terbaru secara gratis sekaligus menjangkau lebih banyak audiens.
Berita bisa dibagikan melalui media sosial, forum, maupun majalah digital. Selain dapat menjangkau audiens baru, Platform media online seperti blog, media sosial, portal berita online, dan live streaming dapat dimanfaatkan bisnis dalam memperluas pasar baru dan terhubung dengan calon pelanggan.
Banyak merek juga memanfaatkan press release sebagai bagian dari campaign social media marketing untuk menarik followers baru melalui konten berita yang dapat dibagikan.
Contoh Kesalahan yang Harus Dihindari
Beberapa kesalahan umum yang harus dihindari dalam pembuatan press release meliputi:
-Mengabaikan hal-hal kecil seperti memeriksa kembali ejaan.
-Mengirim press release pada waktu yang tidak tepat.
-Tidak menyertakan informasi kontak yang jelas, yang dapat mengakibatkan hilangnya kesempatan untuk diliput oleh media.
Baca juga!: Sinkronisasi Kurikulum SMKN 6 Surabaya dengan Start Friday Asia Brand Consultant
Dirangkum dari Feedough, berikut beberapa kondisi perusahaan yang perlu menggunakan press release:
Pemberitahuan launching produk: setiap kali meluncurkan produk baru, perusahaan perlu membuat press release agar lebih banyak media yang meliput dan membantu membangun word-by-mouth tentang produk tersebut.
Pengumuman perusahaan: press release dapat dimanfaatkan untuk memberikan detail informasi terkait restrukturisasi, relokasi, kemitraan, berita keuangan, maupun pembaharuan-pembaharuan lain yang dijalankan perusahaan.
Pemberitahuan adanya acara (event): press release berguna saat perusahaan menyelenggarakan, mensponsori, atau menghadiri suatu acara, dengan tujuan membangkitkan minat dan mendorong kehadiran audiens di acara tersebut.
Pemberitahuan adanya inovasi baru: press release tepat digunakan untuk mempromosikan inisiatif atau campaign baru. Misalnya, tim CSR membuat program perpustakaan keliling di sekitar lokasi yang menjadi tanggung jawab sosial perusahaan.
Pengumuman penghargaan: ketika memenangkan penghargaan, perusahaan dapat menyiarkannya melalui press release. Momen ini cocok untuk membangun kredibilitas dan mendapatkan liputan media yang positif.
Pengumuman karyawan: mempekerjakan eksekutif baru atau mengumumkan promosi karyawan juga menjadi waktu yang pas untuk dibagikan melalui press release.
Pengumuman penelitian: saat perusahaan melakukan penelitian dan menghasilkan temuan atas studi terbarunya, press release bisa menjadi cara yang efektif untuk membagikan hasil temuan itu ke publik.
Setelah memahami dasar-dasar pembuatan press release, penting bagi perusahaan untuk terus beradaptasi dengan tren digital. Mengoptimalkan SEO, menyajikan konten yang relevan, dan menerapkan strategi komunikasi yang efektif adalah kunci kesuksesan dalam memanfaatkan press release. Untuk Fripipel dan perusahaan lainnya yang ingin meningkatkan strategi komunikasi, dapat memanfaatkan jasa
Start Friday Asia Brand Consultant, yang siap membantu dalam merancang strategi komunikasi perusahaan yang lebih efektif.
